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音博-無紙化會議系統(tǒng)解決方案

第一章  系統(tǒng)簡介

無紙化會議系統(tǒng)方案是在當今社會信息化高度發(fā)展的形勢下，已成為各級黨政機關(guān)及集團企業(yè)提高工作效率、節(jié)約辦公資源的重要手段，是實現(xiàn)會議辦公自動化、信息化、高效化的重要標志。

無紙化會議系統(tǒng)項目需實現(xiàn)會議資料電子化、信息數(shù)字化、設(shè)備全自動化和控制智能化，系統(tǒng)要求支持多終端跨平臺使用（PC+平板），為參會人員營造一個高效率、多功能、全方位的智能無紙化會議平臺，結(jié)合多媒體音視頻傳輸和集中控制設(shè)備，使會議室徹底告別傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，同時提高會議效率，節(jié)省會議時間，同時搭配音響系統(tǒng)設(shè)備使用，讓會議設(shè)備的管理也更加輕松智能。 

第二章  系統(tǒng)應(yīng)用行業(yè)

2.1無紙化會議系統(tǒng)應(yīng)用于：政府機關(guān)

政府機關(guān)無紙化會議室交互系統(tǒng)（政府機構(gòu)專用），符合政府機構(gòu)使用特點，能滿足各級政府、人大、政協(xié)等政府單位會議的各項功能需求，系統(tǒng)充分考慮政府單位籌備，組織，召開會議的特點，設(shè)置了一系列使用性功能，如參會人員坐席設(shè)置，文件共享，手寫批注和圈劃，會議紀要會簽，投票表決，會務(wù)服務(wù)呼叫，會議錄制等，不僅實現(xiàn)會議完全無紙化，貫徹國家倡導的流程綠色節(jié)能源的政策精神，而且與傳統(tǒng)會議工作相比，更具有減少工作量、及時糾錯、快速統(tǒng)計等特性，能夠有效提高會議效率和質(zhì)量，確保會議安全、穩(wěn)定、流暢進行。

2.2無紙化會議室交互系統(tǒng)應(yīng)用于：教育高校

教育高校升降智能無紙化會議室交互系統(tǒng)（教育系統(tǒng)專用），能滿足各類高職院校，教育機構(gòu)的會議功能需求，符合教育機構(gòu)的特點和需求，充分考慮教育機構(gòu)人員多，組織架構(gòu)復(fù)雜，會議多的需求，系統(tǒng)進行了深度定制開發(fā)。在實現(xiàn)會議無紙化，互動交流的基礎(chǔ)上，確保會議安全，穩(wěn)定，流暢進行。

2.3無紙化會議系統(tǒng)應(yīng)用于：金融行業(yè)

金融升降智能無紙化會議室交互系統(tǒng)（銀行、保險、證券系統(tǒng)專用），專為各大銀行、金融系統(tǒng)、財稅管理機構(gòu)量身定制，充分考慮到金融系統(tǒng)的會議類型較多，財務(wù)報表類文件較多，評審內(nèi)容較多等行業(yè)特點，系統(tǒng)除自身具有強大的功能外，對經(jīng)常召開的年度金融工作會議、行長辦公室、專題會議、經(jīng)營形勢分析會議等會議類型定制了不同模板，并可在此基礎(chǔ)上根據(jù)不同單位的個性化需求進行調(diào)整，滿足行業(yè)使用需求的習慣。使銀行等金融單位在節(jié)約時間、精力、辦公成本的同時，提高管理和決策效率。

2.4無紙化會議系統(tǒng)應(yīng)用于：軍事部隊

部隊無紙化會議系統(tǒng)（保密系統(tǒng)專業(yè)），能滿足各種軍事科研院所，保密機構(gòu)的涉密產(chǎn)品功能需求，符合國家保密系統(tǒng)電子產(chǎn)品安全標準，系統(tǒng)在涉密會議中參會人員身份審核，文件瀏覽權(quán)限，傳輸加密，文件自動銷毀等方面做了很多項嚴密的安全設(shè)置。在實現(xiàn)會議無紙化。互動交流的基礎(chǔ)上，確保會議安全，穩(wěn)定，流暢進行。

第三章  無紙化會議系統(tǒng)會前功能

3.1功能模塊：

可根據(jù)會議情況選擇人員管理、會議議程、議題管理、會議紀要、投票設(shè)置、會議交流、集中控制、人員安排等功能模塊，無紙化會議終端匹配。

3.2會議建立：

可根據(jù)會議情況設(shè)置會議主題、主持人、秘書、開會時間與預(yù)期結(jié)束時間、會議地點等會議信息，無紙化會議終端匹配。

3.3會議預(yù)設(shè)：

系統(tǒng)支持會議預(yù)置功能，用戶可根據(jù)會議情況提前設(shè)置好會議信息與議題文件，支持一鍵啟動，支持預(yù)設(shè)多個會議信息，支持默認會議設(shè)置。

3.4人員管理：

與會人員的信息錄入，支持一對一設(shè)置、支持人員信息批量導入，支持對人員權(quán)限設(shè)置：主席功能、廣播權(quán)限、導出權(quán)限、免簽功能、投標權(quán)限、文件查看權(quán)限。

3.5議題管理：

會前設(shè)置會議議題，支持多個議題同時設(shè)置，支持議題權(quán)限設(shè)置，議題文件格式不限，包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等，同時支持音頻格式MP3/WMA，支持圖片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上傳，支持原文件上傳（不進行二次格式轉(zhuǎn)換）。

3.6投票管理：

設(shè)置表決與投票內(nèi)容，設(shè)置投票方式如：實名制、匿名投票，支持打分投票，支持自定義投票，支持選擇性投票。

第四章  無紙化會議系統(tǒng)會中功能

4.1會議通知：

會議進行中支持后臺統(tǒng)一發(fā)送通知到所有無紙化會議終端，支持后臺點對點發(fā)送通知，支持前端會議終端發(fā)送消息到后臺。

4.2智能簽到：

一鍵入會并簽到，簽到信息后臺主機自動匯總并存儲記錄。

4.3會議交流：

會議進行中任意一臺無紙化會議終端可進行會議信息發(fā)送，支持單選、多選收件人，支持發(fā)送、接收信息的實時顯示，支持消息回復(fù)、公告發(fā)布，支持后臺統(tǒng)一發(fā)通知與單獨回復(fù)消息。

4.4會議服務(wù)：

會議進行中任意一臺無紙化會議終端可進行茶水、文具、人員、要麥等服務(wù)呼叫。支持個性化呼叫服務(wù)、支持自定義呼叫。

4.5文件上傳：

無紙化會議終端面板帶USB接口，可讀取U盤文件并上傳至后臺主機。

4.6文件分發(fā)：

會議進行中可分發(fā)資料文件，支持多類型多格式文件分發(fā)（文檔、圖片、PPT、PDF資料），支持原文件分發(fā)，支持臨時文件與固定文件分發(fā)，實現(xiàn)會議全程無紙化。

4.7文件批注：

會議進行中可對會議議題文件進行批注，支持一鍵啟動批注，支持原文件批注與標注功能，支持保存原文件批注并自動上傳后臺主機，支持常用辦公文件：WORD,PDF。

4.8瀏覽閱讀：

直觀顯示會議議題資料文件，支持多個議題文件同步顯示，可任意點擊搜索瀏覽，支持PPT動態(tài)播放，支持議題文件查看權(quán)限限制。

4.9異步瀏覽：

會議進行中主講人員啟動同屏廣播時，任意無紙化會議終端可選擇異步瀏覽，退出同屏廣播進入自由模板，支持一鍵跟蹤主講快速進入同屏廣播狀態(tài)，支持權(quán)限限制。

4.10電子白板：

支持個人使用與交互使用，支持多人同時共享在同一白板上書畫，支持白板存檔、載入，支持將白板內(nèi)容同步到投影儀。

4.11投票表決：

編輯會議投票標題、選項、說明、類型，會議過程中一鍵啟動投票表決，支持投票終端將實時投票結(jié)果輸出到大屏幕。

4.12信號交互：

會議文檔、電子白板、視頻播放、電腦桌面、文件批注可一鍵同屏廣播到其他無紙化終端，支持異步瀏覽和跟蹤主講功能，支持同步廣播權(quán)限設(shè)定。

4.13互聯(lián)互通：

可以直接將會場的遠程視頻、攝像機、筆記本、電腦、DVD等各種高清圖像、視頻，廣播到各個無紙化會議終端，進行同步顯示，也可將會議終端視頻或文件資料同步廣播到投影儀或大屏。

4.14控制功能：

支持會議簽到、會議議題、會議投票、交互信號、會議關(guān)閉等主持（主席）管理功能，支持任意一臺會議終端設(shè)置主席功能，支持權(quán)限限制。

4.15主席功能：

支持會議終端主席功能，支持單主席、雙主席、多主席功能，主席具備發(fā)起簽到、系統(tǒng)自動簽到、統(tǒng)一重置簽到功能，具備會議控制功能。

4.16后臺控制：

后臺主機支持統(tǒng)一控制無紙化會議終端，包括液晶升降、電源開啟、電源關(guān)閉，同屏廣播等功能。

第五章  無紙化會議系統(tǒng)會后功能

5.1信息記錄：

可對會議后的各類信息進行記錄，包括：簽到信息、投票信息、文件批注、 人員信息、會議信息等，支持一鍵調(diào)用查看。

5.2信息導出：

可對會議信息導出至后臺主機本地硬盤存儲或傳輸至其他會議終端存儲。

5.3會議清空：

自動、手動清空會議資料，支持服務(wù)器自動清空所有無紙化會議終端資料，支持會議終端自動清空本機所有會議資料。

第六章  無紙化會議系統(tǒng)功能特點

外接電腦演示支持

支持外接PC電腦

外接PC電腦可以共享桌面到每個無紙化終端

外接PC電腦可以共享桌面到投影儀

只需外接電腦連入無紙化系統(tǒng)的局域網(wǎng)并運行配套的綠色軟件即可

第七章  無紙化會議系統(tǒng)的好處

第八章  無紙化會議系統(tǒng)圖